Wielość i złożoność procesów w organizacji jest trudna do uchwycenia i oszacowania. Jest to jedynie możliwe przy założeniu pewnych uproszczeń w interpretacjach definicji procesu i uogólnieniach, wskazujących na cele i skutki procesów. Powinny one odzwierciedlać operacje gospodarcze, które mają wpływ na zmianę stanu majątku firmy i podlegają ewidencji księgowej. Czy wszystkie operacje i procesy tworzące wartość dodaną są uchwycone i zarejestrowane? Na pewno nie. Ponieważ oznaczało by to konieczność świadomego nimi sterowania i ciągłego odnoszenia otrzymanych rezultatów do kryterium nadrzędnego, jakim jest racjonalne gospodarowanie zasobami organizacji. Co praktycznie, w czasie rzeczywistym, jest bardzo trudne do wykonania bez określonych narzędzi wspomagających zarządzanie i kontrolę. Proces w organizacji jest zbiorem uporządkowanych czynności, który jest zasilany na wejściu i w wyniku, którego na wyjściu powstaje rezultat mający określone wartości dla przedsiębiorstwa. Wartości te powinny być mierzalne i odnoszone do założonych celów przedsiębiorstwa. Powiązanie procesów z operacjami przy odpowiednim raportowaniu informacji o nich w czasie rzeczywistym, może posłużyć do oceny finansowej stanu przedsiębiorstwa w czasie rzeczywistym. Rolę tę spełniają zintegrowane systemy wspomagające zarządzanie klasy ERPa, oferowane m.in. przez koncern SAP SE.
Kilka słów o zarządzaniu finansami w firmie
Ogólnie rzecz ujmując w przedsiębiorstwie występują procesy finansowe i rzeczowe. Wszystkim procesom rzeczowym towarzyszą procesy finansowe. Jedne i drugie są albo powinny być od siebie zależne, jeśli ta korelacja jest silna to można założyć, że są odpowiednio planowane i kontrolowane. Powyższe warunki nie stawiają granic dla pewnej kreatywności czy żywiołowości przebiegu procesów w przedsiębiorstwie. Zawsze
i dostępie do informacji o odchyleniu od założonych celów w czasie rzeczywistym. Dlatego procesy muszą być właściwie planowane i kontrolowane. Występuje również konieczność świadomego sterowania tymi procesami, które powinny być podporządkowane celom organizacji i kryteriom racjonalnego gospodarowania.
Dotyczy to zarówno procesów rzeczowych, jak i finansowych, które nawzajem się przenikają tworząc podstawy wartości dodanej. Tutaj pojawia się zagadnienie zarządzania zasobami przedsiębiorstw, czyli podejmowania trafnych decyzji związanych z ich bieżącym funkcjonowaniem i rozwojem. Decyzje te związane są z odpowiedzialnością. Przede wszystkim za poziom ich zadłużenia, kredytowania odbiorców, realizację zobowiązań, za poziom i strukturę majątku trwałego i obrotowego. Ponadto odpowiedzialność ta dotyczy również decyzji korporacyjnych: podziału zysków między reinwestycje i wypłatę dywidend, fuzji przejęć i restrukturyzacji, i innych. Odpowiedzialność jest niezależna od wielkości podmiotu gospodarczego. Zgodnie z prawem obejmuje ona zarządy wszystkich podmiotów gospodarczych za decyzje, których skutki trudno przewidzieć w przyszłości
w ciągle zmieniającym się otoczeniu organizacji. Czyli za decyzje obarczone ryzykiem i duża niepewnością. Skutki podjętych decyzji gospodarczych można ocenić za pomocą funkcji wyrażanej w miernikach pieniężnych. Generalnie odbywa się to przez zestawienie nakładów i wyników do założonych celów w wymiarze ekonomicznym. Ocenie podlega również poziom posiadanych i możliwych do pozyskania zasobów pieniężnych.
Działania zarządcze w obszarze finansów są ciągłym poszukiwaniem racjonalnych relacji między efektywnością a ryzykiem. Eliminacja nadmiernego ryzyka, przy jednoczesnym maksymalnym wykorzystywaniu zasobów przedsiębiorstwa. Zatem, zarządzanie finansami każdego przedsiębiorstwa jest swego rodzaju kreacją jego „życia” które toczy się między wymaganiami rynkowymi a potrzebami finansowymi. Przy czym nadmierna ostrożność blokuje rozwój i powoduje narażenie firmy na marazm i upadek. Ryzyko to można znacznie ograniczyć, mając do dyspozycji odpowiednio przygotowaną informację o większości procesów dziejących się
w organizacji w czasie rzeczywistym. Efekty zarządzania finansami wpływają na kondycję finansową przedsiębiorstwa, jego zdolności do terminowego wywiązywania się z zaciąganych zobowiązań oraz finansowania rozwoju.
Zawsze powstaje dylemat między osiągniętymi efektami, a ogółem poniesionych nakładów. Czy decyzje w tym zakresie były podejmowane racjonalnie bez zbędnego ryzyka lub nadmiernej ostrożności? Oprócz tego występują też trudne decyzje zarządcze w obszarze kształtowania struktury majątkowo-kapitałowej przedsiębiorstw. Trudność w ich podejmowaniu polega na kształtowaniu, kreowaniu maksymalnego potencjału przedsiębiorstwa w przyszłości (ex-ante) na bazie informacji historycznej (ex-post). Dotyczy to szczególne ograniczaniu prognozowanych kosztów i pozbywania się zbędnego balastu kosztochłonnego, w szczególności kosztów związanych z utrzymywaniem zasobów majątkowych, podatków od nieruchomości, ubezpieczeń majątkowych, konserwacji i napraw, kosztów czynszu i odsetek od kredytów i pożyczek zaciągniętych na sfinansowanie zakupu majątku. Od racjonalnego kształtowania tej struktury w dużej mierze zależą: ryzyko operacyjne i efekty ekonomiczne organizacji. Majątek angażuje określone kapitały, wpływając pośrednio na ich rotację. Zasadniczo w miarę wzrostu wartości aktywów, rośnie zapotrzebowanie na kapitały. Należy mieć również na uwadze, iż wzrost wartości aktywów nie musi świadczyć o rozwoju organizacji. Wówczas występuje spadek obrotowości kapitałów, co prowadzi do wzrostu zaangażowania kapitałów obcych, tym samym i wzrostu kosztów finansowych. Wzrost zadłużenia zawsze prowadzi do wzrostu ryzyka finansowego.
Reasumując do zadań zarządzania finansami organizacji należy bieżąca ocena rentowności prowadzonej działalności oraz określenie możliwości samofinansowania rozwoju i ograniczenia kosztów. Czyli zarządzanie finansami można określić jako niezwykle skomplikowany proces, składający się z szeregu decyzji bieżących i strategicznych w sferze alokacji potencjału wytwórczego, pozyskiwania środków pieniężnych i ich lokowaniu w zasobach organizacji, w sposób zapewniający maksymalizację korzyści dla wszystkich Interesariuszy przedsiębiorstwa.
Wielkość oczekiwanych korzyści zależy w dużej mierze od akceptacji poziomu ryzyka prowadzonej działalności, wiarygodnej informacji o procesach finansowych i materialnych, świadomości granic podejmowanego ryzyka przez kadrę zarządzającą przy zadłużaniu zadłużenia przedsiębiorstwa.
Jak można określić ryzyko gospodarcze i jak je minimalizować, a jednocześnie maksymalizować korzyści z działalności gospodarczej? Gdzie są granice i możliwości? Jest to pytanie, które zadają sobie menagerowie
o wysokiej świadomości zarządczej, działający w obszarze zarządzania finansami organizacji. Odpowiedzi na te pytania znajdują się w granicach: minimalne ryzyko występuje, kiedy nie podejmuje się decyzji, które nie mają uzasadnienia w gospodarowaniu potencjałem organizacji przy założeniu, że jedynie zwrot poniesionych nakładów umożliwia kontynuowanie działalności i powtarzanie kolejnych cykli gospodarczych. Wobec tego każde dążenie do nadmiernej nadwyżki przychodów nad kosztami zwiększa ryzyko gospodarcze, a poziom tego ryzyka rośnie wraz ze wzrostem tendencji do maksymalizacji zysku. Co można zatem zrobić, aby ograniczyć ryzyko i uzyskać maksymalne wyniki? Po pierwsze należy posiadać wiarygodną informację o zagrożeniach uniemożliwiających osiągnięcie założonych celów występujących wewnątrz i wokół organizacji,
a następnie wprowadzić szereg działań zapobiegających i ograniczających ryzyka działalności.
Do działań zarządczych należą:
- Bieżąca kontrola procesów i przebiegu operacji finansowych. Identyfikacja powstających zagrożeń, odchyleń od założonych wyników. Ocena nieprawidłowości i definiowanie działań naprawczych, określenie wskaźników niezbędnych do wiarygodnej oceny kondycji finansowej przedsiębiorstwa.
- Definiowanie celów i prognozowanie sytuacji finansowej oraz jej skutków w perspektywach krótkookresowej i strategicznej dla rozwoju organizacji.
- Przygotowywanie sprawozdań finansowych, raportów z określonych aspektów działalności gospodarczej, informacji o majątku przedsiębiorstwa i źródłach jego finansowania, o korzyściach ekonomicznych uzyskanych przez organizację w roku sprawozdawczym, o stanie i ruchu środków pieniężnych w roku obrotowym, informacji dodatkowej, informacji o zastosowaniu formuły opisu i prezentacji danych czerpanych z ewidencji księgowej.
- Konkretyzowanie wyznaczonych rynkowych celów przedsiębiorstwa z jego potencjałem i realnym zapotrzebowaniem rynku.
- Troszczenie się o dobre kontakty z otoczeniem, a w szczególności z kontrahentami, wierzycielami i dłużnikami, bankami, funduszami inwestycyjnymi, ubezpieczycielami, organami podatkowymi. Czyli wszystkimi podmiotami otoczenia z którymi przedsiębiorstwo musi lub chce utrzymywać określone relacje finansowe.
Działania te dotyczą minimalizacji ryzyka, a także konieczności utrzymania ciągłości pracy przedsiębiorstwa oraz zwrotu poniesionych nakładów. Nadmierna koncentracja na minimalizacji ryzyka może doprowadzić do tendencji formułowania celów w kategoriach przetrwania, czy też stabilizacji pozycji ekonomicznej, co niekiedy może być zgubne przy ciągłym rozwoju konkurencji. Wymienione powyżej działania zarządcze oraz dążenie do ograniczania ryzyka powinny być dokonywane w oparciu o informację ze wszystkich procesów gospodarczych w przedsiębiorstwie. Informacji tych dostarczają nowoczesne systemy informatyczne wspomagające zarządzanie klasy ERP.
System klasy ERP
Zasadniczo w zarządzaniu przedsiębiorstwem poszukujemy narzędzi do redukcji kosztów i oszczędności czasu. Zakładamy pewne plany, cele i dobieramy odpowiednie kryteria do ich weryfikacji. Do tych działań stosuje się rozwiązania informatyczne, które z jednej strony integrują w organizację przedsiębiorstwa, a z drugiej wspomagają wszystkie procesy zarządcze. Do takich rozwiązań należą systemy informatyczne klasy ERP, które stanowią zespół współpracujących aplikacji, działających na scalonej bazie danych i wspomagających wszystkie działy przedsiębiorstwa w efektywnym zarządzaniu. System ten pozyskuje informacje z wyodrębnionych procesów i umożliwia ich pełną obsługę. Procesy te integruje w jeden organizm informatyczny i pozwala na wymianę danych oraz dokumentów online. Integracja wewnętrzna umożliwia znaczną redukcję kosztów poprzez wprowadzenie automatyzacji pracy.
Kontrola skuteczności zarządzania zasobami i procesami przedsiębiorstwa oraz weryfikacja planów produkcyjnych oraz założonych celów, w czasie rzeczywistym, maksymalnie zwiększają efektywność wszelkich jego zasobów oraz prowadzą do redukcji kosztów działalności. W konkurencyjnym otoczeniu przedsiębiorstwa istotną rolę, dla osiągnięcia założonych celów, odgrywają czas pozyskania informacji oraz jej weryfikowalna pewność, która w oparciu o świadomość menagerów prowadzi do właściwych decyzji zarządczych. System ERP cechuje standaryzacja procesów zarządczych, jednoznaczna ocena realizacji założonych wcześniej planów, sprawniejsze przygotowywanie analiz, pozyskiwanie różnorodnych informacji i danych w tym o przyczynach odchyleń od założonych wyników. Systemy klasy ERP pracują na scentralizowanych bazach danych oraz rejestrach danych w każdym dziale przedsiębiorstwa. Jednocześnie system ten jest „otwarty” i pozwala na zarządzanie kontaktami z firmami zewnętrznymi, partnerskimi albo klientami. Jest ciekawym zbiorem aplikacji, które poprzez wzajemną integrację tworzą unikalny, informacyjny system, głównie w obszarach funkcjonalnym i technicznym.
Administracja systemu, jego nadzorowanie, umożliwienie dostępności, integracja baz danych, to głównie obszar techniczny systemu ERP. Prace techniczne koncentrują się na integracji systemu z innymi podsystemami, tworzenie kopii zapasowych, harmonizacja przepływu danych rozwiązywanie problemów komunikacji itp. W przypadku systemów koncernu SAP komunikacja odbywa się w języku ABAP, który pozwala na dokonywanie zmian w systemie i na tworzenie elastycznych programów dopasowanych do indywidualnych wymagań użytkowników. Udostępnienie kodu źródłowego przez producenta umożliwia indywidualne dostosowanie możliwości systemu do specyfiki działalności przedsiębiorstwa. System posiada też szereg zabezpieczeń przed utratą danych np. w wyniku ataku hakerów, błędów, niewłaściwej obsługi lub awarii sprzętu innych zdarzeń losowych.
W celu ochrony systemu z założenia przewiduje się kontrolowany dostęp tylko do określonych modułów i czynności w zakresie obowiązków każdego operatora, klienta systemu oraz odpowiednie zabezpieczenie dostępu do serwera, ograniczenie dostępu do zasobów IT tylko dla osób do tego upoważnionych. Ponadto w celu ochrony systemu tworzy się centrum baz danych, a także szereg innych zabezpieczeń wynikających
z indywidualnych potrzeb i możliwości użytkowników.
Zasadniczo zintegrowane systemy zarządzania składają się z następujących podsystemów:
- komputerowego wspomagania projektowania (Computer Aide Design);
- komputerowego wspomagania produkcji (Computer Aided Manufacturing);
- elastycznego systemu produkcji (Flexible Manufacturing Systems);
- biznesowego systemu gospodarczego, ogniskującego w sobie produkcję zaopatrzenie i gospodarkę zapasami (Business Information System).
Z kolei moduły funkcjonalne można dowolnie rozbudowywać i dopasowywać do potrzeb organizacji. Ogólny podział wyróżnia trzy najważniejsze grupy modułów: logistyki, finansów i zarządzanie zasobami ludzkimi. Powszechnie stosowane i najważniejsze moduły dla grupy logistyki to:
- SD: sprzedaż i dystrybucja, czyli procesy i czynności rejestrowania wszelkich transakcji sprzedaży i obsługa dokumentów handlowych, drukowanie dokumentów, wystawianie faktur, obsługa zwrotów, obliczanie cen i rabatów, sprawdzanie limitów kredytowych, wysyłanie towarów wraz z dokumentami towarzyszącymi, kontrola rotacji towarów i sterowanie partiami towarów, czynności planowania wszelkich potrzeb w tym materiałowych, wykonywanie harmonogramów dostaw, zarządzanie obsługą serwisową i inne;
- WM: gospodarka magazynowa, tj. zarządzanie magazynami z możliwością definiowania struktur magazynowych i administrowaniu nimi. Tworzenie miejsc specjalnych składowania np. składowania wysokiego. Kontrola kompletacji zleceń magazynowych i miejsc pobrania;
- MM: gospodarka materiałowa, głównie moduł ten działa w zakresie planowania potrzeb i zaopatrzenia materiałowego, wykonywanie wycen materiałowych, zarządzania zapasami, kontrola stanu i jakości przyjętego towaru z danymi na fakturach, kontrola i wprowadzanie faktur zakupowych do systemu.
W przypadku przedsiębiorstw produkcyjnych moduł logistyki rozszerza się o:
- PP: planowanie produkcji, moduł ten obsługuje wszelkie etapy realizacji procesu produkcyjnego, zapotrzebowania na materiały w planowaniu, organizacji, produkcji, w tym wsadu do procesów technologicznych, zarządza czynnościami obróbczymi, stanowiskami roboczymi i ich zdolnościami produkcyjnymi, pozwala na kreślenie prognoz produkcyjnych z uwzględnieniem zasobów wytwórczych i planów sprzedaży, kontroluje i wskazuje na potencjały w wykorzystaniu mocy produkcyjnych, umożliwia kontrolę założonych kosztów produkcji, tworzenie wszelkiego rodzaju raportów, itp.;
- QM: zarządzanie jakością, moduł wspierający działania organizacji w obszarze kontroli i planowania jakości, pozwala na zarządzanie jakością, pobiera dane i pozwala na kontrolę jakości zaopatrzenia, wsadu materiałów do produkcji i kontrolę jakości półproduktów oraz produktów gotowych produktów.
- PM: gospodarka remontowa, moduł wspierający działania przedsiębiorstwa w zakresie wykonania koniecznych remontów linii produkcyjnych. Wspiera działania i procesy gospodarki remontowej w obszarze organizacji utrzymania ruchu, remontów, inwestycji, umożliwia planowanie i wykonywanie bieżących działań remontowych urządzeń technicznych.
Niezwykle ważnym narzędziem jest moduł zarządzania zasobami ludzkimi:
- HR: który to spełnia wszelkie funkcje pomocnicze przy naliczaniu i rozliczeniu płac, wylicza składki PPK, tworzy formularze i raportów na potrzeby ZUS i US. Realizuje często skomplikowane schematy rozliczeń wszystkich składników wynagrodzenia, potrąceń, zaliczek na podatek, składek, urlopów, zwolnień. Może przedstawiać rozliczenia z dostępem online wizualizacji rozliczenia dla każdego pracownika odrębnie, niezależnie od formuły zatrudnienia.
Zasadniczo najważniejszym modułem, który czerpie informacje z każdego działu, obszaru i modułu, a pośrednio i procesu organizacji, jest moduł zarządzania finansami przedsiębiorstwa. Pozwala on na wymianę danych i wyświetlanie ich w czasie rzeczywistym, obejmuje on:
- FI: rachunkowość finansową, która na bazie otrzymanych danych i założonych kryteriów kontrolnych tworzy sprawozdania, wskazuje błędy i odchylenia w przepływach finansowych, umożliwia wykonanie bilansów, rachunków zysków i strat i innych zestawień niezbędnych do podejmowania właściwych decyzji zarządczych;
- CO: controlling, moduł ten dostarcza informacji z zakresu analizy kosztów i przychodów oraz umożliwia budżetowanie i planowanie kosztów, a także ich sprawdzenie prawidłowości rozliczenia;
- RE: zarządzanie nieruchomościami, głównie moduł ten zajmuje się budżetowaniem i zarządzaniem kosztami utrzymania nieruchomości, planowaniem kosztów, w tym leasingów nieruchomości lub komercyjnym zarządzaniem leasingami nieruchomości;
- IM: zarządzanie inwestycjami, koncentruje się na wspomaganiu procesu inwestycyjnego poprzez tworzenie planów i harmonogramów, programów i projektów strategicznych, a także konkretnych zleceń inwestycyjnych i ich rozliczaniu;
- PS: projektowanie rozwoju, poprzez integrację planowania strategicznego i rozwoju realizacji projektów badawczych, rozwojowych, implementacji wyników badań, itp.;
- FM: rachunkowość budżetowa, w znacznym stopniu umożliwia wykonanie podstawowych funkcji jakimi są: planowanie, monitorowanie i realizacja wydatków i dochodów organizacji.
Elastyczność funkcjonalna i strukturalna modułu zarządzania finansami oraz integracja danych umożliwiają szybsze i sprawniejsze zarządzanie, mogą stanowić istotny element budowania przewagi konkurencyjnej pod warunkiem umiejętności sprawnego korzystania z jego możliwości. Ważnym jest wykorzystanie możliwości systemu i zbudowanie kompleksowej funkcjonalności, która pozwoli na zharmonizowany przepływ informacji oraz na pełną integrację danych i procesów. Wówczas dane mogą być dostarczane wielokrotnie i mogą być współdzielone, co jest szczególnie ważne z punktu widzenia rachunkowości zarządczej.
Ponadto prawidłowo zaimplementowany system, mający odpowiednie oprzyrządowanie w postaci cech, rejestrów, przypisów oraz dopasowanych do nich parametrów algorytmu pozwala na automatyczne dokonywanie księgowań. Pozwala to na prowadzenie zdalnej księgowości, gdzie w odpowiedzi na x-informację np. odnośnie obrotu magazynowego, sprzedaży, produkcji, stanu półwyrobów, operacji na kontach, listy płac i innych zdarzeń gospodarczych przewiduje się ściśle określony ciąg czynności księgowych.
Warunkiem niezbędnym jest stworzenie prawidłowej matrycy księgowań, będącej wyrazem procedur księgowania, przed procesem wdrożenia.
System klasy ERP a rachunkowość zarządcza
Rachunkowość jest działem w strukturze przedsiębiorstwa bardzo specyficznym. Oczekuje się od niej rzetelnych informacji retrospektywnych, które stanowią bazę wiedzy dla menagerów niezbędną dla decyzji zarządczych mających na celu wypracowanie maksymalnego zysku w przyszłości. Informacja płynąca z działu rachunkowości ma znaczenie operacyjne i strategiczne. Jest ważna dla wszystkich działów w firmie, służy do podejmowania bieżących decyzji zarządczych i powinna przy tym być uniwersalna, jasna i elastyczna.
Systemy klasy ERP pozwalają na osiągnięcie wymaganych standardów informacyjnych. Systemy te pracują i dostarczają informacji według określonych regulacji prawnych, które stanowią standaryzację rachunkowości są nimi: Międzynarodowe Standardy Rachunkowości oraz Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej oraz Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości. Przepisy te zobowiązują przedsiębiorstwa m.in. do prowadzenia ewidencji w systemie rachunkowości w sposób chronologiczny i systematyczny, według określonych zasad, a także opisują wymogi prowadzenia rachunkowości przy wykorzystaniu systemów informatycznych. Systemy te powinny spełnić następujące funkcje:
- Informacyjną – jest źródłem informacji do podejmowania decyzji zarządczych w przedsiębiorstwie oraz dla pozostałych Interesariuszy firmy. Każde rozwiązanie wspomagające przepływ informacji w czasie rzeczywistym o procesach gospodarczych w organizacji jest pomocne. Systemy informatyczne pozwalają w łatwy i szybki sposób uzyskać szczegółowe informacje o zdarzeniach gospodarczych. Dobrze zintegrowane systemy ERP i świadomość menagerów o możliwościach informacyjnych tych systemów umożliwiają przygotowanie wiarygodnej informacji o stanie gospodarczym przedsiębiorstwa.
- Kontrolną, a w zasadzie controllingu, system pozwala na przetwarzaniu informacji i dostarczaniu wytycznych do utrzymania płynności finansowej, umożliwia
- to operacyjne sterowanie zasobami i strumieniami środków finansowych. Ponadto sprawuje zadania ochronne wobec majątku trwałego będącego w zasobach organizacji;
- Sterowanie w organizacji procesami obiegu środków obrotowych pozwala przewidzieć zapotrzebowanie na nie w różnych scenariuszach rozwoju przedsiębiorstwa oraz utrzymaniu prawidłowych poziomów rezerw środków finansowych;
- Sterowanie ekonomiką zakupu środków trwałych oraz innowacyjnych projektów, wyników prac badawczych. Dostarczają rekomendacji do decyzji zakupu technologii, wytworzenia, rozwoju własnych prac badawczych, eksploatacji, konserwacji, naprawy, sprzedaży czy likwidacji;
- Kontroli kosztów przy założeniu racjonalizacji wszystkich procesów wytwórczych i zmniejszaniu kosztów produkcji;
- Raportowania i dostarczania wszelkich informacji na każdym etapie i poziomie zarządzania. Systemy ERP mogą dostarczać informację z każdego procesu i ją przygotowywać według zadanych kryteriów, zasób informacji jest nieograniczony, a sposób ich zestawienia zależy tylko od potrzeb zarządzających;
- Planowania, budżetowania, tj.: integracja systemu pozwala na tworzenie realnych budżetów, obsługa wielu zmiennych z wewnątrz organizacji jaki i ich otoczenia konkurencyjnego umożliwia podejmowanie właściwych decyzji cenowych, które uwzględniają z jednej strony maksymalizację użyteczności zasobów i dostępny potencjał organizacji, a z drugiej możliwości sprzedaży wyrobów z maksymalnym zyskiem;
- Analityczna, pozwala określić bieżącą kondycję przedsiębiorstwa poprzez przygotowanie i kontrolę specjalnych zestawień danych i wskaźników w czasie rzeczywistym. Również umożliwia tworzenie zestawień informacji wymaganej do sprawozdań dla kredytodawców;
- Zarządczą, prawidłowo zintegrowany system pozwala na pełną świadomość podejmowania decyzji zarządczych w procesie alokacji zasobów na każdym poziomie organizacji, ograniczając jednocześnie ryzyko i zwiększając możliwości ich racjonalnego rozdysponowania;
- Statystyczną, wynikająca z przywołanych przepisów prawa, na podstawie której dział rachunkowości okresowo zobowiązany jest do dostarczania informacji organom statystyki publicznej. Sporządzenie wszelkich sprawozdań nie stanowi żadnego problemu technicznego i informacyjnego. Przy zastosowaniu odpowiedniego interfejsu jest dużo szybsze i wygodniejsze od tradycyjnej, wykonywanej ręcznie pracy.
Dobrze zbudowany system informatyczny przedsiębiorstwa powinien obejmować swym zakresem wszelkie procesy i działania występujące w jego działalności, w którym budowanie procesów informacyjnych rozpoczyna się od określenia potrzebnych informacji dla skutecznego zarządzania.
Podsumowanie
Szczególnym podsystemem systemu informacyjnego ERP jest rachunkowość, która głównie powinna gromadzić, przetwarzać oraz prezentować wszelkie informacje wspomagające procesy decyzyjne. Wobec tego jest ważnym dla każdego przedsiębiorstwa systemem informacyjno-kontrolnym, kumulującym informacje ex-post i tworzącym rekomendacje ex-antę. Na bazie dostarczonych informacji rekomenduje ustalenie wyniku finansowego i bilansowego (zysk lub strata), a także informuje o kondycji finansowej podmiotu gospodarczego (majątek, kapitały własne i obce).
Dostarcza rekomendacji i informacji do decyzji strategicznych, gromadzi i udostępnia również, a może przede wszystkim, informacje potrzebne do podejmowania decyzji operacyjnych, a także zbiera informacje i dane charakteryzujące unikalne cechy przedsiębiorstw dla ekspertów. System wspomagania zarządzania finansami pełni również funkcje usługowe w dostarczaniu potrzebnych informacji dla różnych poziomów zarządzania
w przedsiębiorstwie. Przy założeniu, że podstawą skuteczności realizacji podejmowania decyzji jest transfer idei na niższe poziomy zarządzania, wówczas systemy klasy ERP stanowią integralną część strategii biznesowych organizacji.
Przygotował: dr nauk ekonomicznych Ryszard Jan Pawłowski
Ryszard Jan Pawłowski, doktor nauk ekonomicznych, wieloletni współpracownik naukowy Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu i Politechniki Wrocławskiej. Innowator, sportowiec i naukowiec w dziedzinie nauk społecznych, dyscyplinie ekonomia. Specjalista w obszarze organizacji i zarządzania finansami przedsiębiorstw. Współpracuje z firmą BTech Sp. z o. o. jako konsultant ds. rachunkowości zarządczej i controllingu.