Krajowy System e-Faktur - nowy obowiązek od 2023

24
05/2021

Krajowy System e-Faktur - nowy obowiązek od 2023

Zaproponowany przez administrację skarbową model e-fakturowania za pomocą platformy KSeF w Polsce jest zmianą rewolucyjną. Ma ona na celu wyeliminowanie z obrotu gospodarczego faktur innych niż zaproponowane i ustrukturyzowane według określonego szablonu. Wprowadza przełom w zakresie formalnym i funkcjonalnym fakturowania obrotu gospodarczego w naszym kraju. Na czym polegają owe zmiany i dlaczego można je nazwać tak rewolucyjnymi?

Projekt zmian Ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 1 lutego 2020 r. zakłada uruchomienie jednego systemu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) do fakturowania opartego na ustrukturyzowanej e-fakturze (według wzoru opracowanego przez MF). KSeF ma służyć transakcjom między firmami (B2B) oraz w schemacie firma – nabywca końcowy (B2C). System przewiduje do 2023 r. potwierdzanie wszystkich zdarzeń w obrocie gospodarczym ustrukturyzowanymi e-fakturami, które  będą wystawiane i odbierane za pośrednictwem udostępnionej przez MF platformy. Od tej daty inne faktury nie będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym Polski.

Ustawa, po zakończeniu procesu legislacyjnego, ma wejść w życie z dniem 1 października 2021 r. W pierwszej fazie korzystanie z systemu ma być fakultatywne. W tym okresie wdrożenie systemu i wystawiane ustrukturyzowanych e-faktur będzie dobrowolne, lecz po uzyskaniu zgody odbiorców.  Jednak, już od początku 2023 r., według założeń korzystanie z systemu ma stać się obowiązkowe.

Problemy z wdrożeniem systemu w innych krajach UE

Obecnie podobne systemy wdrożono w kilku krajach UE, lecz organizacja procesów rejestracji obrotu gospodarczego objętego e-fakturami nie jest tak kompleksowa jak założenia  i plany administracji skarbowej w Polsce. System wdrożono w Estonii, gdzie nie ma obowiązku fakturowania B2B, we Francji wdraża się na zasadach nieobowiązkowych i planuje się wdrożenie fakturowania strukturyzowanego dla B2B do 2023 r. Wdrożenia dokonano w Włoszech w obszarach relacji B2B, B2C, dla dostaw i B2G (wymiana informacji między firmą a administracją państwową), w Hiszpani uruchomiono również platformę ustrukturyzowanych e-faktur obligatoryjnie dla B2G i fakultatywnie dla B2B. Kraje te wprowadzają systemy ustrukturyzowanych e-faktur z wielką ostrożnością, mając na uwadze przełomowość podjętych działań dla gospodarek. Jak zauważają eksperci PwC, (na podstawie zebranych doświadczeń) wdrożenie, organizacja i konfiguracja systemów e-faktur do platform administracji podatkowych w wymienionych krajach, z uwzględnieniem mniejszej skali, niż planuje się to w Polsce, było bardzo dużym wyzwaniem organizacyjnym, strukturalnym i finansowym dla firm, szczególnie dla mikro-przedsiębiorstw i MŚP. Trudności sprawiały wymogi techniczne, sprzętowe, informatyczne, komunikacyjne, a także organizacyjne związane z zarządzaniem procesem fakturowania oraz przetwarzania danych w przedsiębiorstwach. Architektury systemów informatycznych w firmach, w obszarze fakturowania, musiały zostać dostosowane do wymogów struktur urzędowych platform informatycznych. Integracja ta obejmowała zapisy, tworzenie plików w określonych formatach i strukturach. E-faktury musiały spełnić wymogi dokumentu w myśl przepisów Dyrektywy UE ( Dyrektywa Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r.).

W Polsce projekt Ustawy zakłada budowę systemu KSeF w zakresie o wiele większym niż w czterech krajach UE. Będzie on obejmował wszystkie relacje B2B, B2C, bez transakcji niepodlegających opodatkowaniu podatkiem VAT. Ponadto zakres informacyjny zaproponowanej struktury e-faktur znacznie wykracza poza wymagane informacje podane w Dyrektywie Rady UE 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. i Ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685, 694) art.106e.

 Krajowy System e-faktur będzie uruchomiony na platformie informatycznej, na którą będą logowali się przedsiębiorcy i konsumenci (wszystkie podmioty objęte Ustawą), głównie podatnicy. Dostęp będzie możliwy na podstawie złożonego do właściwego naczelnika US zawiadomienia o konieczności uzyskania uprawnień do KSeF. Po otrzymaniu dostępu  podatnik będzie mógł za pomocą odpowiedniego oprogramowania interfejsowego wystawić lub otrzymywać ustrukturyzowane e-faktury. E-faktura będzie dokumentem elektronicznym, wystawianym i otrzymywanym za pomocą oprogramowania interfejsowego. Zawartość informacyjna będzie oparta o wzór dokumentu elektronicznego o określonej strukturze, zatwierdzonym przez MF. Dokument ten będzie podlegał procesowi  uwierzytelnienia za pomocą podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego. Dopiero po podpisaniu będzie można taką e-fakturę wysłać do systemu KSeF. System ten po otrzymaniu kompletnych, wymaganych informacji przejdzie do procesu walidacji otrzymanego dokumentu. Proces ten dokonuje  weryfikacji otrzymanych informacji i nadaje e-fakturze, unikalny numer. Następnie wysyła tę fakturę do odbiorcy. Przy czym fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w momencie nadania jej unikalnego numeru identyfikującego ją w systemie. Faktury nie spełniające wymogów algorytmów KSeF nie będą uznawane za dokument potwierdzający zajście zdarzenia gospodarczego i zostaną zwrócone dostawcy/ wysyłającemu w celu ich weryfikacji, ewentualnie poprawy. Po poprawieniu, e-fakturę będzie można ponownie przesłać do KSeF.

Funkcjonalności zaproponowanego systemu KSeF

W organizacji systemu KSeF można wyodrębnić funkcje wystawiania, przesyłania, walidacji, analizy i kontroli danych oraz ich archiwizacji. Planowane funkcjonalności platformy KSeF dotyczą trzech obszarów:

Wystawca e-faktur - do jego działań należy:

  • Przygotowanie ustrukturyzowanej e-faktury w programie finansowo księgowym;
  • uwierzytelnienie  w KSeF;
  • przesłanie przygotowanych, ustrukturyzowanych faktur
  • odpowiedź i korekta faktur odrzuconych przez system KSeF
  • gromadzenie innych informacji i powiadomień z systemu KSeF.

System KSeF, gdzie w zakresie znajdują się:

  • Walidacja zgodności informacyjnej ustrukturyzowanej e-faktury i określenie poprawności dokumentu
  • faktura poprawna, wysłanie komunikatu o nadaniu unikalnego numeru (moment nadania numeru jest jednoznaczny z uznaniem jej wystawienia)
  • faktura niepoprawna, generowanie informacji do dostawcy o jej odrzuceniu
  • gromadzenie i przeglądanie faktur w celu analizy danych o podmiotach mających dostęp do systemu
  • konwersja e-faktur do formatów pdf
  • wysyłanie podmiotom sygnałów o przerwach technicznych i serwisowych systemu.

Odbiorca e-faktur, w jego obszarze znajdują się:

  • Przygotowanie systemu informatycznego do odbioru e-faktur;
  • uwierzytelnienie w systemie KSeF;
  • odbiór e-faktur;
  • gromadzenie wszelkich informacji otrzymywanych z KSeF.

Uwagi do projektu systemu KSeF

Uproszczony schemat planowanych działań platformy systemu i projekt zmian Ustawy są mocno niedopracowane w zakresach technicznym i proponowanych zmian przepisów. Również zaproponowane modele dostępów i metody logowania do systemu budzą wiele wątpliwości i pytań. Ponadto nie wspomniano w modelu/ projekcie o możliwościach logowania się do systemu podmiotów zagranicznych/ nierezydentów podatkowych. Czy podmioty te będą posiadały obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych? Jeśli tak  to z jakich przepisów ten obowiązek będzie wynikał? Czy z faktu stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce? Czy też z faktu rejestracji w polskim systemie VAT lub UE? W projekcie zmian do Ustawy wspomniano jedynie, że podmioty/ podatnicy (czy nierezydenci też?) powinni złożyć zawiadomienie do właściwego Naczelnika US o umożliwieniu dostępu do systemu. Czy taki dostęp otrzymają nierezydenci podatkowi? Ustawa na tę chwilę tego nie precyzuje. Racjonalnie rzecz ujmując wymóg taki ogranicza i nadmiernie formalizuje dostęp do systemu, co chyba nie było celem projektu, skoro zakresem podmiotowym i przedmiotowym ma objąć największą z możliwych liczbę podmiotów, firm i transakcji w gospodarce kraju.

Wskazany w Ustawie proces uwierzytelnienia e-faktur też został zawężony do podpisu elektronicznego i, lub profilu zaufanego, praktycznie dla rezydentów podatkowych w Polsce. W tym obszarze również nie uwzględniono możliwości uwierzytelniania dokumentów przez obcokrajowców lub ich biura księgowe, które pracują często w korporacjach i w skali globalnej. W projekcie Ustawy nie wspomniano, też o problematyce e-faktur dla dostaw transgranicznych obejmujących nierezydentów podatkowych, szczególnie po stronie odbiorców zagranicznych, którzy to w zaproponowanych rozwiązaniach nie zostali uwzględnieni, i wszystko na to wskazuje, że w pierwszej fazie wdrażania projekty – dostęp fakultatywny, będą mieli kłopot z dostępem do systemu.  

Ponadto projekt systemu nie przewiduje możliwości zbiorowego uwierzytelnienia ustrukturyzowanych e-faktur. Oprócz tego w projekcie ustawy nie wspomniano o wymaganiach technicznych dla procesów w pełni zautomatyzowanych, które umożliwiają otrzymywanie i wystawianie faktur wraz z odpowiednimi powiadomieniami dla odbiorców/kupujących. 

Ustawa zakłada, że do ustrukturyzowanych e-faktur będzie możliwy anonimowy dostęp za pomocą odrębnej platformy elektronicznej, po wprowadzeniu szczegółowych informacji identyfikujących daną fakturę i innych określonych ją elementów. Platforma ta będzie specjalnie przygotowanej do tego celu, a informacje zostaną udostępnione bez konieczności uwierzytelniania w systemie KSeF. Jednak zapowiedziana w projekcie Ustawy możliwość dostępu do wystawionych e-faktur nie została precyzyjnie określona. Brakuje wyszczególnionych unikatowych cech dokumentu oraz sposobu powiadomienia nabywcy o wystawionym dokumencie (czyli momencie zaakceptowania przez system KSeF). Czy obowiązek ten będzie ciążył na sprzedawcy, czy na systemie? Ponadto rodzi się pytanie: czy do dostępu do danych o wystawionej e-fakturze nie wystąpią nadmierne żądania ujawniania danych wrażliwych odbiorcy określonych usług lub dostaw specyficznych towarów np. lekarstw?

W projekcie nie został określony skutek jaki niesie dla systemu podatku VAT wprowadzenie unikalnego numeru identyfikującego e-fakturę. Wiadomo, że e-faktura zostanie uznana za wystawioną po pozytywnym procesie walidacji, wówczas otrzyma przedmiotowy numer. Nadanie numeru potwierdza poprawność faktury i jej wprowadzenie do obrotu gospodarczego. Jednak rodzi się pytanie: czy ten numer będzie spełniał funkcje kontrolne  i nie będzie wymagał raportowania w Plikach JPK_V7?

Projekt zaproponowanych rozwiązań nie informuje w jakim czasie zostanie zaakceptowana lub odrzucona przez platformę KSeF ustrukturyzowana e- faktura. Czy będzie to odbywało się stabilnie na bieżąco w czasie rzeczywistym? Moment przyjęcia faktury lub jej odrzucenia może doprowadzić do rozbieżności między datami mającymi wpływ na rozliczenie podatku VAT, w datach zmiany miesiąca lub roku. Niepewność taka może  mieć istotny wpływ na stabilność funkcjonowania systemów ERP w datach „wrażliwych”.

Wyzwania organizacyjne i procesowe przedsiębiorstw i służb księgowych związane z wejściem w życie projektowanych zmian

Wprowadzenie systemu KSeF jest rewolucyjną zamianą, która wymusi odmienne podejście do procesu fakturowania, gromadzenia i przetwarzania danych w obszarach transakcji B2B i B2C, a także wymusi konieczność przebudowy architektury systemów finansowo księgowych. Zmiany te będą dotyczyły również systemu bieżącej identyfikacji danych podatkowych potrzebnych do tworzenia e-faktur i integracji systemów sprzedażowych, zakupowych z systemem KSeF w czasie rzeczywistym. Jak się do tego wyzwania przygotować?

Przede wszystkim należy przeprowadzić analizę doświadczeń z wdrażaniem z implementacji JPK_7, JPK_FA3, uporządkować zebraną wiedzę w pokonywaniu tamtych trudności. Przy wdrożeniu e-faktur będzie podobnie, chociaż z punktu widzenia technicznego jest to o wiele trudniejsze wyzwanie, gdyż MF nie udostępniło  szczegółów technicznych dotyczących korzystania z e-faktur i ich szczegółów budowy, brak jest obecnie ostatecznej schemy XSD (jest zaproponowana), szczegółowej bramki serwera wejścia/ wyjścia API i zbioru reguł ściśle ją opisujących, w jaki sposób programy lub podprogramy będą komunikowały się ze sobą oraz instrukcji do wypełniania każdego pola e-faktury.

Brak tych podstawowych wiadomości utrudnia analizę stanu faktycznego organizacji procesu wystawiania e-faktur. Brakuje niezbędnych a zarazem kluczowych informacji o zmianach procesów  wystawiania i odbierania faktur pod kontem wdrożenia stabilnego systemu do tworzenia e-faktur w firmach. Ponadto, brak wiedzy o funkcjonalnościach końcowego modelu systemu KSeF utrudnia podjęcie decyzji o technicznym modelu wdrożenia systemu e-faktur. Trudno odpowiedzieć na pytania: które rozwiązanie zastosować do posiadanych zasobów i skali działalności? Czy system wprowadzić w oparciu o własne zasoby organizacji, czy przez zewnętrznych konsultantów? Jakie będą ostateczne koszty wdrożenia systemu i jakie ryzyka?

W procesie wdrażania systemu e-faktur należy wziąć pod uwagę (w okresie fakultatywnym) czas na pozyskanie zgody klientów na wystawianie i przesyłanie e-faktur, wdrożenie niezbędnych narzędzi do technicznego pokonania barier współpracy z systemem ERP, połączenia z API MF, wszelkich zmian w procesach  zakupu i sprzedaży, tworzenia raportów, przeprowadzenie niezbędnych testów systemu, a także przeszkolenia i nadanie uprawnień do obsługi e-fakturowania pracownikom z powiadomieniem Naczelnika US.

Zaproponowane rozwiązania rynkowe (dla systemów ERP) do tworzenia ustrukturyzowanej e-faktury, koncentrują się w dwóch obszarach wdrożenia. Pierwszym z nich jest rozbudowa istniejącego systemu ERP o rozwiązanie do generowania e-faktur. Drugim wdrożenie dedykowanej platformy do generowania e-faktur, zintegrowanej z ERP do generowania, wysyłki, odbierania weryfikacji i uzgodnień z  plikami JPK. W każdy z zaproponowanych rozwiązań istotne jest prawidłowe zarządzanie wysyłkami i odbiorami e-faktur do systemu KSeF oraz szybka i bezbłędna reakcja na ewentualne błędy zakomunikowane przez MF. Jednak każde z przedstawianych obecnie rozwiązań jest teoretyczne, gdyż MF nie zaproponowało żadnego środowiska testowego. Prawdopodobnie administracja skarbowa liczy na przeprowadzenie testów w okresie fakultatywnym.

Blaski i cienie proponowanych rozwiązań w zakresie eFaktur

Projekt w założeniach ma zagwarantować autentyczność pochodzenia e-faktur w obrocie gospodarczym kraju, integralność ich treści i czytelność, a także bezzwłoczny dostęp do analizy i kontroli przez administrację skarbową. Jest jednak projektem trudnym do wdrożenia w firmach z technicznego i organizacyjnego punktu widzenia. Wymaga przebudowy istniejących systemów informatycznych, poniesienia określonych (i to nie małych) kosztów wdrożenia, zakupów skomplikowanych technicznych rozwiązań i urządzeń w tym i komunikacyjnych. Strona kosztowa wdrożeń dotknie szczególnie mikro-przedsiębiorstwa i MŚP. Czy w konsekwencji wyeliminuje niedoskonałości nadmiernie skomplikowanego systemu podatkowego w Polsce, szczególnie w obszarze podatku VAT?

Mało precyzyjny projekt Ustawy o KSeF budzi w tym zakresie pewne wątpliwości. Z drugiej jednak strony założenia do projektu wskazują na możliwość pełnej automatyzacji niektórych procesów, w tym księgowych, zarządczych, podatkowych. Weryfikacja działalności gospodarczej podatników, przez administrację skarbową, będzie odbywała się bez obowiązku  przesyłania faktur w zakresie i okresie obejmującym system e-faktur. Projekt Ustawy przewiduje skrócenie czasu zwrotu podatku VAT do 40 dni po wdrożeniu systemu e-faktur i spełnieniu określonych warunków. Oprócz tego w projekcie Ustawy przewiduje się odejście od zasad w zakresie przedstawiania dokumentacji  przy dokonywaniu korekt in-minus. Niewątpliwie są to korzyści i kroki zmierzające w celu uproszczenia pewnych relacji przedsiębiorców z administracją skarbową i złagodzenia uciążliwości kontroli skarbowych. Jednak rodzą się pytania: czy nie jest to nadmierna kontrola całego obrotu gospodarczego w naszym kraju? Czy tak rewolucyjna zmiana nie wpłynie negatywnie na gospodarkę naszego kraju i czy część inwestorów z uwagi na koszty wdrożenia nowego systemu i nadmierny formalizm nie przeniesie swoich działalności do innych krajów?  

Przygotował dr Ryszard Jan Pawłowski.

----------------------------------------------------

Ryszard Jan Pawłowski, Doktor nauk ekonomicznych, wieloletni współpracownik naukowy Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu i Politechniki Wrocławskiej. Innowator, sportowiec i naukowiec w dziedzinie nauk społecznych, dyscyplinie ekonomia. Specjalista w obszarze organizacji i zarządzania finansami przedsiębiorstw. Współpracuje z firmą BTech Sp. z o. o. jako konsultant ds. rachunkowości zarządczej i controllingu.

Zobacz inne aktualności