Potencjalnie odległy termin wejścia w życie e-faktur nie daje wielkiego komfortu przedsiębiorcom, księgowym i osobom odpowiedzialnym za rozwój systemów IT w przedsiębiorstwach. Wdrożenie zintegrowanych z Ministerstwem Finansów e-Faktur nie jest sprawą trywialną i wymaga szeregu prac, które pozwolą spełnić wymagania narzucone przez Ustawodawcę. Rok czasu, jaki pozostał do „godziny zero" to okres, w którym można zaplanować i wykonać następujące kroki:
- Walidacja procesów w użytkowanych systemach ERP i ew. przeprowadzenie niezbędnych zmian lub ich aktualizację
- Wdrożenie wybranego rozwiązania integrującego platformę KSeF z systemem ERP i innymi aplikacjami działającymi w firmie (np. systemy obiegu dokumentów)
- Przetestowanie poprawności działania i obiegu informacji w nowym środowisku (ERP + KSeF + Workflow).
Etapy wdrożenia e-faktur
Aby spełnić wymagania ustawodawcy i osiągnąć cele integracji systemu S/4Hana czy poprzednich generacji systemów SAP ERP z platformą KSeF, w naszej opinii, projekt należy podzielić na dwa etapy:
Część analityczną, która oprócz wspomnianej walidacji procesów powinna obejmować też sprawdzenie stanu aktualizacji systemowych czy rodzajów rozwiązań niestandardowych w obszarach związanych z fakturowaniem pod kątem ich zgodności z wybranym rozwiązaniem KSeF.
Część wdrożeniową - obejmującą pozostałe z wymienionych kroków, czyli:
- Opracowanie modelu rozwiązania
- Prace wdrożeniowe i integracyjne systemu ERP, platformy KSeF i opcjonalnych systemów workflow.
- Testy.
Oba etapy powinny się zakończyć przed pierwszym lipca 2024 roku.
Korzyści z integracji systemów SAP z KSeF:
- Po zakończeniu wdrożenia skraca się okres zwrotu podatku VAT z 60 do 40 dni – pod warunkiem spełnienia przesłanek określonych w ustawie VAT.
- Obieg dokumentów w organizacji przyspiesza
- Po przesłaniu faktury sprzedażowej nie ma obowiązku wysłania jej do kontrahenta
- Znika ryzyko zagubienia czy zniszczenia faktur
- Zyskujemy stały i natychmiastowy dostęp do wszystkich faktur bez konieczności utrzymywania ich archiwów
- Brak obowiązku sporządzania JPK_FA na żądanie organów skarbowych.
KSeF dla SAP od BTech. Jak to działa?
Oferowane przez BTech rozwiązanie umożliwia integracje systemu SAP ERP (SAP ECC z pakietem EHP od wersji 6.0 i S/4HANA) z Krajowym Systemem e-Faktur. Cały proces odbywa się zgodnie z wymaganiami technicznymi i prawnymi Ministerstwa Finansów i zapewnia pełne bezpieczeństwo wymiany danych. Faktury sprzedażowe są konwertowane na ustrukturyzowany format XML zgodny z wymaganiami Ministerstwa Finansów i przygotowywane do wysyłki na portal Krajowego Systemu e-Faktur. Zanim one tam trafią, użytkownicy mogą wygenerować raport, w którym zweryfikują poprawność wszystkich danych. Gdy faktury już trafią do systemu Ministerstwa, w odpowiedzi nasz system pobiera z platformy KSeF identyfikator przesłanej faktury oraz dokument UPO. Dane te zapisywane są w SAP lub w innym systemie do wystawiania faktur. Po wysłaniu faktur na platformę KSeF nie musimy ich wysyłać naszym klientom (chyba, że inaczej się umówimy). Przyjmuje się bowiem, że faktura wysłana do KSeF, została dostarczona do końcowego odbiorcy, który ma obowiązek pobrać ją do swojego systemu. Z kolei faktury zakupowe wystawiane przez kontrahentów i przesyłane do Krajowego Systemu eFaktur są pobierane do systemu SAP, a następnie dystrybuowane dalej w organizacji, zgodnie z przyjętym modelem Workflow.
Podstawowa funkcjonalność KSeF dla SAP
- Automatyczne konwertowanie faktur SD/FI do faktur ustrukturyzowanych (XML)
- Walidacja techniczna struktury wysyłanych dokumentów
- Raportowanie i weryfikacja faktur przed wysyłką do Ministerstwa Finansów
- Automatyczna wysyłka faktur na platformę KSeF w dowolnej częstotliwości
- Odbieranie i przechowywanie ID faktury oraz innych identyfikatorów nadanych fakturom sprzedażowym przez platformę
- Automatyczne odbieranie faktur zakupowych z platformy KSeF
- Możliwość przekazania odebranych faktur zakupowych do systemu obiegu dokumentów
- Możliwość pobrania obrazów eFaktur w formacie PDF na stację roboczą i ich wydruk
- Możliwość wysłania kontrahentowi bezpośrednio z SAP powiadomienia o wysłaniu faktury na platformę KSeF
- Możliwość ręcznej modyfikacji faktur oraz logowanie zmian dokonanych modyfikacji
- Zgodność z wytycznymi Ministerstwa Finansów.
Cechy techniczne rozwiązania KSeF dla SAP
- Możliwość łatwej integracji z systemami SAP ECC i S/4HANA w komunikacji pomiędzy SAP, a platformą Krajowego Systemu e-Faktur
- Szerokie możliwości konfiguracyjne pozwalające na dostosowanie programu do wymagań Klienta
- Autonomiczne rozwiązanie, z reguły nie wymagające dostosowań w systemie SAP
- Bezpieczeństwo danych w oparciu o rozbudowany model autoryzacji (podpis elektroniczny, tokeny, pieczęć cyfrowa)
- Możliwość przetwarzania danych z innych systemów informatycznych używanych do wystawiania faktur.