Biała lista podatników VAT. Zintegruj z nią swojego SAPa!

13
09/2019

Biała lista podatników VAT. Zintegruj z nią swojego SAPa!

Od września działa tzw. Biała Lista Podatników VAT. BTech przygotował rozwiązania pozwalające na sprawdzanie rachunków aktywnych płatników podatku VAT z poziomu systemów ERP firmy SAP.

1-go września Ministerstwo Finansów i Krajowa Administracja Skarbowa udostępniły tzw. Białą Listę Podatników VAT czyli centralną bazę podatników VAT obecnych w Polsce. Jego celem jest uszczelnienie systemu poboru podatku VAT i zminimalizowanie ryzyka nieświadomego udziału podatników w karuzelach VAT-owskich. Dla podatników jest to także źródło dodatkowych obowiązków i sankcji. 

W bazie znajdują się wszystkie informacje nt statusu podatnika VAT oraz numery rachunków bankowych przedsiębiorców będących płatnikami VAT, na które kontrahenci powinni dokonywać płatności wynikające z kontraktów i zamówień. Wpłata kwot powyżej 15 tys. złotych na rachunek inny niż znajdujący się na Białej Liście może skutkować brakiem możliwości zaliczenia danej płatności do kosztów prowadzonej działalności, a także obaj kontrahenci będą solidarnie odpowiadać za regulację zobowiązania podatkowego.

Minimalizacja ryzyka 

Chcąc uniknąć konsekwencji wpłaty na nieznany administracji skarbowej rachunek, konieczne będzie sprawdzenie podanego przez wystawcę faktury rachunku w zasadzie za każdym razem, gdy takowy dokument trafi do firmy nabywającej towar lub usługę za kwotę powyżej limitu określonego przez ustawodawcę.  W przypadku dużej ilości faktur kosztowych, procedura ta może znacząco wpływać na pracochłonność procesu rozliczeń z kontrahentami i w efekcie wpływać na koszty funkcjonowania firmy. Ustawodawca zdawał sobie sprawę z tego typu niedogodności i przygotował narzędzia (tzw. API) umożliwiające firmom integrację ich oprogramowania ERP z Białą Listą. 

Biała Lista Podatników VAT w SAP ERP

W oparciu o te narzędzia oraz dołączane do nich niezbędne certyfikaty bezpieczeństwa nasi specjaliści przygotowali rozwiązanie, które pozwala na weryfikację podatników bezpośrednio z poziomu systemów SAP ERP. Do weryfikacji używamy numeru NIP lub Regon-u kontrahenta, a nasza wyszukiwarka pozwala sprawdzić nie tylko jego krajowy status podatkowy czy numer rachunku bankowego, ale też pobrać podstawowe dane z GUS oraz obecność w rejestrze płatników VAT w Unii Europejskiej (VAT EU). 

Nasze rozwiązanie pozwala na sprawdzanie kontrahentów pojedynczo lub – w przypadku dużej ilości faktur kosztowych – max 300 podmiotów dziennie, podzielonych na 10 „paczek” – czyli importowanych do systemu plików z numerami nip/regon. Jedną z ciekawszych funkcji naszego rozwiązania jest też możliwość zapisywania historii wyszukiwań, co może być przydatne np. podczas kontroli podatkowych. W takim przypadku użytkownicy są w stanie wykazać czy i kiedy sprawdzali danego kontrahenta oraz jaką odpowiedź uzyskano z centralnej bazy podatników.

W efekcie otrzymujemy kompleksowe narzędzie, które znacznie ułatwia i w dużej części automatyzuje proces weryfikacji kontrahentów. Komunikacja między systemem SAP a „Białą Listą” odbywa się przy użyciu wszystkich niezbędnych certyfikatów bezpieczeństwa, jest też możliwa wówczas gdy sam serwer systemu ERP nie ma bezpośredniego dostępu do sieci www. Implementacja nie zajmuje wiele czasu i w zależności od wersji systemu czy specyfiki procesów płatniczych w firmie, może być zrealizowana w ciągu kilku, kilkunastu dni. Tych z Państwa, którzy chcieliby uzyskać więcej informacji na ten temat zapraszamy do kontaktów.