Split-Payment-Verfahren in SAP-Systemen

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09/2018

Split-Payment-Verfahren in SAP-Systemen

Seit dem 1. Juli 2018 gibt es in Polen eine neue gesetzliche Regelung und zwar das Split-Payment-Verfahren. Das Split-Payment-Verfahren selbst besteht darin, dass die Zahlung für eine Ware oder Dienstleistung in zwei Bankkonten des Lieferanten aufgeteilt wird.

Der Nettowert wird vom Käufer auf das erste Bankkonto des Lieferanten überwiesen und der Betrag der Mehrwertsteuer wird dem zweiten, dedizierten Mehrwertsteuerkonto gutgeschrieben. Das MwSt.-Konto selbst wird von der Bank, bei der der Geschäftspartner sein Verrechnungskonto hat, kostenlos angelegt.

Grundsätzlich ist dieses Verfahren freiwillig, aber es handelt sich um eine scheinbare Freiwilligkeit, die sich daraus ergibt, dass die entscheidende Partei hier der Käufer der Ware oder Dienstleistung ist. Der Lieferant kann die Zahlung über das Split-Payment-Verfahren nicht ablehnen. Der Finanzminister schließt jedoch die Möglichkeit einer Regulierung auf der Ebene zivilrechtlicher Verträge zwischen den Geschäftspartnern nicht aus. In der Praxis bedeutet dies, dass der Lieferant im Vertrag mit dem Käufer vermerken kann, dass er keine Split-Payment-Zahlungen akzeptiert und dass ein solcher Vermerk mit dem polnischen Recht konform ist.

Das Hauptziel des Split-Payment-Verfahrens ist es, den Steuerbetrug einzudämmen. Die Umsetzung dieses Ziels ist möglich, da der Geschäftspartner nur sehr eingeschränkt Zugang zum dedizierten MwSt.-Konto (oder Konten) hat. Möchte der Inhaber des MwSt.-Kontos einen Teil des Geldes vom MwSt.-Konto auf sein Verrechnungskonto überweisen, ist es erforderlich, einen Antrag an den Leiter des Finanzamtes zu richten. Der Beamte hat bis zu 60 Tage Zeit, um den Antrag zu bearbeiten, und es gibt Umstände, unter denen er den Antrag ablehnen kann. Gegen eine solche Entscheidung kann natürlich Berufung eingelegt werden. In der Praxis kann dies für viele Unternehmen aufgrund der begrenzten Möglichkeiten, über Mittel auf dem MwSt.-Konto zu verfügen, zu Liquiditätsengpässen führen.

Es ist anzumerken, dass die Last der tatsächlichen Aufteilung von Zahlungen in den Nettobetrag, der auf das Konto des Lieferanten geht, und in den Mehrwertsteuerbetrag, der auf ein spezielles MwSt.-Konto gelangt, bei der Bank liegt. An dieser Stelle stellt sich jedoch die Frage der ordnungsgemäßen Vorbereitung des Zahlungsträgers, der an die Bank überwiesen wird, von der aus bezahlt wird. Diese Verpflichtung ruht auf den SAP-Anwendern. Darüber hinaus ist anzumerken, dass das Split-Payment-Verfahren den Zahlungsprozess etwas erschwert, da es keine Massenzahlungen abwickelt, d. h. 1 Split-Payment-Rechnung = 1 Banküberweisung und folglich 500 Split-Payment-Rechnungen = 500 Banküberweisungen.

In Anbetracht der vorstehenden Annahmen sollte einer der ersten Schritte im Zusammenhang mit der Anpassung des SAP-Systems an das Split-Payment-Verfahren die Analyse der Methode zur Erzeugung des Zahlungsträgers sein. Einige Unternehmen verwenden ältere Zahlungsträger, die auf einem speziellen Zahlungsprogramm basieren. Der Nachteil dieses Programms ist, dass es seit 2005 nicht mehr von der SAP AG unterstützt wird. Der neuere Ansatz basiert auf der Verwendung der Payment Medium Workbench (PMW). PMW nutzt wiederum die Data Medium Exchange Engine (DMEE), ein Tool, das die einfache Erstellung und Verwaltung von Zahlungsträgerformaten ermöglicht.

Die Methode zur Generierung von Zahlungen ist insofern wichtig, da sie die Optionen bestimmt, die zur Anpassung des SAP-Systems verwendet werden können. Aufgrund der fehlenden Unterstützung durch die SAP AG sind Kunden, die eine ältere Methode zur Erstellung eines Zahlungsträgers nutzen, gezwungen, ihr System mit Hilfe von qualifizierten IT-Beratungsunternehmen individuell anzupassen. Der Arbeitsumfang in einem solchen Fall setzt unter anderem voraus, dass dem Standardprogramm, das den Zahlungsträger erzeugt, zusätzliche Funktionen (Include) hinzugefügt werden, die es ermöglichen, einen Zahlungsträger mit allen notwendigen Informationen zu generieren. Die Überweisungsmitteilung hat folgende Informationen zu beinhalten:

  • Bruttobetrag des Verkaufs (oder eines Teils davon),
  • MwSt.-Betrag (oder eines Teils davon),
  • Nummer der Rechnung, auf die sich die gesplittete Zahlung bezieht,
  • Steuernummer des Lieferanten.

Im Falle von Kunden, die PMW nutzen, ist es möglich, die offizielle Split-Payment-Lösung zu nutzen. Sie wird durch spezielle Hinweise (siehe SAP-Hinweis 2607042) implementiert, die die notwendigen Anweisungen enthalten. SAP unterstützt seine Lösungen aktiv und veröffentlicht oft verschiedene Modifikationen, Verbesserungen und Korrekturen nach der Freigabe. Das Gleiche gilt für das Split Payment und daher lohnt es sich, auf dem Laufenden zu bleiben. Ein sehr gutes Informationszentrum ist Hinweis 2654294, der in Form von FAQ (Frequently Asked Questions) die wichtigsten Fragen im Zusammenhang mit der Implementierung der Lösung klar und verständlich erklärt. Darüber hinaus ist zu beachten, dass bei der Implementierung von SAP-Hinweisblöcken die Reihenfolge des Hochladens und die Reihenfolge der Aktivitäten innerhalb bestimmter Hinweisblätter sehr wichtig ist. Um unnötige Schwierigkeiten vor Beginn der Arbeiten zu vermeiden, lohnt es sich daher, die offiziellen FAQ sorgfältig zu analysieren.

Die offizielle SAP-Lösung wurde für das in Polen populärste ELIXIR-Format konzipiert. Nicht alle polnischen Banken nutzen es. Wenn unsere Bank ein anderes Format als ELIXIR verwendet, z. B. MTMS, dann wird die Implementierung von Hinweisen nicht das erwartete Ergebnis bringen. In einem solchen Fall muss das System individuell angepasst werden.

Die neue Funktionalität muss daher alle oben genannten Informationen bereitstellen und gemäß ihren Spezifikationen in den Zahlungsträger integrieren. Der Anpassungsprozess selbst erfordert eine Analyse der Konfiguration der Kundenbanken und die Überprüfung der von diesen Banken verwendeten Standards.

Neben der Abwicklung von ausgehenden Zahlungen gibt es noch einige weitere wichtige Bereiche. Einer davon sind Kontoauszüge, zu denen die Abwicklung von Vorgängen im Zusammenhang mit dem Split-Payment-Verfahren hinzugefügt werden sollte. Ein weiteres Problem ist die Möglichkeit zu kontrollieren, welche Geschäftspartner einbezogen und welche vom Split-Payment-Verfahren ausgeschlossen werden sollen. Dies ist insofern wichtig, als wir vertraglich verpflichtet werden können, den jeweiligen Geschäftspartner nicht über das Split-Payment-Verfahren zu bezahlen. Die Möglichkeit, einen solchen Geschäftspartner vom Split-Payment-Verfahren auszuschließen, reduziert die Gefahr von Fehlern erheblich. Schließlich bleibt noch die Frage der Berichterstattung, dank derer das Unternehmen schnell und bequem analysieren kann, wem und wie viel sie über das Split-Payment-Verfahren bezahlt. Meistens wird für diese Anforderung ein spezieller Client-Bericht erstellt, der alle erforderlichen Informationen enthält.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Schwierigkeitsgrad bei der Anpassung des SAP-Systems an das Split-Payment-Verfahren stark von der Spezifität des jeweiligen Kunden abhängt. Daher sollte jeglichen Maßnahmen eine gründliche Unternehmensanalyse vorausgehen, wobei der Schwerpunkt auf dem Bankwesen liegt. Recht häufig erfordert ein solcher Prozess die Unterstützung seitens qualifizierter Berater.